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2024
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07
檔案整理的關(guān)鍵因素,檔案數(shù)字化到底該如何加工?
一、定義
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上,并能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。
檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式,它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式儲存,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理,形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、數(shù)字化步驟
前期檔案整理
檔案借出
從檔案室接件,填寫檔案移交清冊,一式兩份。拿到檔案后,開始核對檔案數(shù)量,數(shù)量核對無誤后簽字確認(rèn),將檔案拿回加工現(xiàn)場。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
按照各類檔案整理規(guī)定的要求,在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等,應(yīng)進(jìn)行修改。
拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下,會影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
頁面修整
破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。
檔案掃描
掃描方式
(1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
(2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。
掃描色彩模式
(1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
(2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
(3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。
(4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
掃描分辨率
(1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
(2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時,其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。
圖像處理
圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
(1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
(2)由于操作不當(dāng),造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應(yīng)重新掃描。
(3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。
(4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。
糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
(1)對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。
(2)對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì),如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
(3)對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
(4)采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮小圖像文件的容量,節(jié)省存儲空間。
圖像存儲
存儲格式
(1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件,一般采用PDF格式存儲。
(2)采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,一般采用PDF格式存儲。
圖像文件命名
(1)紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件,都有一個與之相對應(yīng)的檔號,以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大,不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽,可拆分為多個圖像文件,文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
(2)分別建立文件夾,以文件檔號命名,并存儲對應(yīng)圖像文件。
數(shù)據(jù)掛接
將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后,認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性,建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。
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